Leren van andere sectoren 8: preventie

Waarmee leren wij als IT-beheer van andere sectoren? Tot eind oktober deel ik elke dinsdag een post om jouw kennis te verbreden. Deze week het begrip ‘preventie’ wat mede door de komst van big data en de digitale transformatie in vrijwel alle sectoren hip and happening is. Want regeren is vooruitzien. Deel jij jouw ervaring(en)?

Onze recruiter geeft nieuwe collega’s op dag één altijd een rondleiding door het hele bedrijf. Naast het schudden van veel handen de mogelijkheid kennis te maken met iedereen die op dat moment binnen is. ‘De nieuwe collega’ vroeg naar het doel van ons beheerteam. “Wij maken wat kapot gaat” werd het kort en krachtig samengevat. Met gelach werd het snel aangevuld tot “wij voorkomen dat iets kapot gaat”. Als team bieden wij beide vormen: reactief beheer en proactief beheer.

Voorbeelden

Tegenwoordig zijn voorbeelden in voordelen van proactief beheer in overvloed aanwezig. Om een indruk te geven over de effectiviteit een viertal artikelen:

Reactief beheer

De kern is wachten tot iets mis gaat én wordt aangemeld waarna iets of iemand snel tot actie over gaat. In mijn team verlopen aanmeldingen via meerdere kanalen zoals bijvoorbeeld e-mail, ticketsysteem, telefoongesprek, SMS, WhatsApp etc. Een geavanceerdere vorm van aanmelden is een geautomatiseerd signaal van een monitoringtool die vaak sneller dan een persoon een incident detecteert en alarm slaat.

Bij binnenkomt van een melding is het belang deze zo uitgebreid als mogelijk te registeren. Goede registratie geeft inzicht in gevraagde/uitgevoerde werkzaamheden en creëert de mogelijkheid een volgende keer hetzelfde verzoek sneller op te lossen omdat je hebt vastgelegd hoe het is verwerkt.

Doordat je zelf niet in regie bent is de workload onvoorspelbaar en omdat er al iets is voorgevallen is snelheid om te acteren altijd van groot belang.

Proactief beheer

De kern is een pas op de plaats en het voorkomen van incidenten. “Bij proactiviteit ga je er namelijk over nadenken wat het ideale eindresultaat is” (artikel Proactief of reactief gedrag van zakelijksucces.nl). Dataopbouw is een cruciaal onderdeel in de analyse rondom patroonherkenning om van daaruit preventieve maatregelen te nemen die incidenten voorkomen.

De blog Van reactief naar proactief onderhoud: hoe onderhousplannen overbodig worden (3-aug-2017) van Planon software geeft een mooi inkijkje in proactief beheer:

  • In de maakindustrie wordt zwaar ingezet op proactief onderhoud. Hierbij helpen de door sensoren geleverde data het juiste onderhoudsmoment te voorspellen, waardoor ongewenste verstoringen worden geminimaliseerd. Deze ontwikkeling zet zich door naar het hele onderhoudsdomein. Nu de inzet van sensoren steeds goedkoper en toegankelijker wordt, sensoren standaard zijn ingebouwd in (nieuwe) installaties en de techniek voor data-analyse beschikbaar is, wordt het mogelijk om over te stappen naar ‘just in time’ proactief onderhoud. Dit resulteert in meer controle over de prestaties van uw bedrijfsmiddelen en het efficiënter inzetten van beschikbare onderhoudsmiddelen. Onderhoud kan namelijk worden uitgevoerd op momenten dat het niet meteen flinke problemen veroorzaakt in de bedrijfsprocessen.

Vanzelfsprekend kent deze insteek hogere beheerskosten. Toch loont het de moeite verder te rekenen. Wat is werken met minder incidenten waard?

Keuze

Bij het uit handen geven van beheer is gewenst gedrag van je leverancier een overdenking. Om een auto voorbeeld aan te halen: bel je zelf de ANWB als er iets kapot is en bepaal je zelf het moment dat je de auto naar de garage brengt of wil je een auto die je altijd kunt gebruiken en een leverancier die alles voor je regelt?

Op lange termijn voelt een proactieve — vaak duurdere — overeenkomst als een hulpmiddel met betere risicobeheersing/voorspelbaarheid (en dus op langere termijn dus minder incidenten) terwijl een reactieve overeenkomst meer zal aanvoelen als noodhulp die je pas belt wanneer je met pech langs te weg staat. Gelukkig is het leven gekleurd en zijn er mooie combinaties te maken, zie daarover mijn eerdere blog over prijsafspraken.

Volgende week in de schijnwerpers: het belang van een goed inwerkplan voor nieuwe collega’s. Praktijkvoorbeeld uit het openbaar vervoer!

P.s. geïnteresseerd geraakt in meer voorbeelden over statistieken en verwachtingen? Plof eens op de bank met Brad Pitt die een sportcoach speelt in Moneyball (2011, tijdsduur: 2u13m).

– Peter van Rijt (https://www.linkedin.com/in/petervanrijt/)

Bekijk alle blogs ‘leren van andere sectoren’ …


Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s